Publicaties
Tjellen: helpt om fraude en incidenten te voorspellen
“Waarom hebben de medewerkers dit toch niet eerder gemeld?” verzucht de CEO van een groot bedrijf nadat er malversaties zijn ontdekt in zijn bedrijf. Er blijkt jarenlang op grote schaal te zijn gesjoemeld met de cijfers. En dat onder het toeziend oog van medewerkers.
Als compliance professional is het vaak interessant om over fraudezaken vanuit het verleden te lezen. Een kleine Google search en de voorbeelden schieten over het scherm. In alle gevallen is er uiteraard een uitgebreide “post mortem” uitgevoerd en zijn de oorzaken blootgelegd; gebrekkige controle, te grote druk op het behalen van targets, men kende de regels niet of het verkeerde gedrag werd getriggerd door een gesloten bedrijfscultuur.
Het probleem met traditionele controlemechanismes, zoals accountant controles, is dat deze altijd terugkijken in de tijd. En voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Het is daarom van groot belang dat bedrijven aandacht besteden aan het creëren, en behouden, van een open bedrijfscultuur, waarin medewerkers zich veilig voelen om lastige zaken bespreekbaar te maken. Helaas is dit bij de meeste bedrijven vandaag de dag niet het geval. Volgens het NAVEX-rapport (2021) onder 3000 klanten, genereerden 54 miljoen medewerkers samen 1,3 miljoen meldingen, waarvan 58% anoniem. Los van het aantal meldingen is het aandeel anonieme meldingen natuurlijk schokkend. En dan gaat dit nog over medewerkers die wél moed tonen en een melding doen. Hoeveel medewerkers hebben misschien iets gezien, maar kiezen ervoor geen melding te doen, zelfs niet anoniem? We zullen het nooit weten.
Veel bedrijven zijn zich ervan bewust dat het creëren van een open bedrijfscultuur belangrijk is. Maar hoe doe je dat? Cultuur is een ongrijpbaar begrip en niemand lijkt de sleutel te hebben van een pasklare aanpak. En dat is waar; het is ingewikkeld omdat een aanpak die goed werkt voor het ene bedrijf, minder goed werkt voor het andere bedrijf. Een ‘good practice’ kan een ‘best practice’ worden, mits het wordt toegepast in de juiste context.
De Kennistafel Gedrag & Cultuur heeft het belang van proactief handelen (het voorkomen) onderkend, evenals het belang van het creëren van een open bedrijfscultuur. De Toolbox Gedrag & Cultuur helpt compliance professionals om een aanpak te selecteren op basis van de behoefte.
Een van de tools die je daar kunt vinden gaat over “Tjellen”. Voor het ontwikkelen van een open bedrijfscultuur heeft Muel Kaptein de term “Tjellen” geïntroduceerd. De definitie van Tjellen is “het op een open, constructieve en prikkelende wijze aan de orde stellen en bespreken van belangrijke zaken. Daar waar waarden en normen op het spel staan en belangen van personen in het geding zijn”. Het introduceren van “Tjellen” in jouw organisatie is een van de vele instrumenten die beschikbaar zijn in de Toolbox Gedrag & Cultuur (Zie Tool 2. Moedig medewerkers aan om hun mond op en te doen).
Gedrag & Cultuur
Ongewenst gedrag: voorkomen of repareren?
Eerder dit jaar publiceerde de kennistafel Gedrag & Cultuur het artikel “Ongewenst gedrag: voorkomen of repareren?”(https://www.vco.nl/_media/1690554/64dc62aae965422285cdbe3de8ea64ab/view). De aanleiding voor het artikel was de publicatie van onregelmatigheden bij The Voice of Holland.
De uitzending van BOOS over grensoverschrijdend gedrag bij The Voice heeft veel losgemaakt. Ongetwijfeld zal het thema ook in jouw organisatie op een of andere manier aan bod zijn gekomen. En we zien dat inmiddels ook andere meldingen van grensoverschrijdend gedrag worden opgepakt, zoals bij Ajax.
De uitzending, en de gevolgen ervan, hebben tot veel bespiegelingen en meningen geleid. Vreselijk voor de mensen die het hebben meegemaakt, en tegelijkertijd voor de compliance professional interessant en belangrijk studiemateriaal. Zo maakte de reactie van John de Mol over het gebeurde veel los. Zijn stelling: ‘als de vrouwen zich niet melden kunnen we niets doen’ werd breeduit, ook in zijn eigen organisatie, aangevallen en weerlegd. Organisaties kunnen, en moeten, wel degelijk proactief en consequent bouwen aan een veilige en open cultuur, waarin mensen elkaar tijdig aanspreken en het goede voorbeeld wordt gegeven. De rol van managers is daarin cruciaal.
De Toolbox Gedrag & Cultuur, die door de Kennistafel Gedrag en Cultuur is ontwikkeld, omvat onder meer diverse concrete tools die direct door Compliance professionals kunnen worden ingezet. Twee tools willen we in het kader van deze actualiteiten uitlichten.
Ten eerste de Tool “Het vergroten van het effect van voorbeeldgedrag”. Deze tool kan worden ingezet om het effect van voorbeeldgedrag van managers te vergroten. Managers zijn geneigd het effect van hun gedrag te onderschatten, terwijl de omgeving – medewerkers, klanten – daar bewust en onbewust zeer veel uit afleiden. Wel een compliment geven aan de ene medewerker, maar niet aan de ander; geen goedemorgen zeggen bij binnenkomst; met een klein grapje een resultaat bagatelliseren; een veiligheidsinstructie niet uitvoeren, te laat komen – het is maar een greep van voorbeelden van gedrag dat managers dagelijks kunnen laten zien. En uiteindelijk leidt dergelijk gedrag tot bepaalde gedachten bij medewerkers, met alle gevolgen van dien.
De basis van deze tool is de Trevino Matrix. De ene as van de matrix gaat over “Integriteit van het management” en de andere as over “Het managen van integriteit”. Door middel van deze matrix kunnen managers bewust worden gemaakt van hun positie en de effecten van hun gedrag. Een concrete en leuke oefening waardoor managers direct worden uitgedaagd om meer positief voorbeeldgedrag te vertonen.
De tweede tool is “Moedig medewerkers aan hun mond open te doen”
Een open speak-up cultuur is een basisvoorwaarde voor een veilige werkomgeving. Deze tool geeft een handvat om deze dialoog op gang te brengen d.m.v. “tjellen”. Tjellen’ is een nieuw werkwoord, afgeleid van het Engelse woord ‘challenge’ en verzonnen door Muel Kaptein: “…het op een open, constructieve en prikkelende wijze aan de orde stellen en bespreken van belangrijke zaken… waar waarden en normen op het spel staan en belangen van personen in het geding zijn”.
Ook deze tool beschrijft een concrete aanpak en is direct in te zetten in jouw organisatie. De tool helpt om te bouwen aan een integere en veilige werkomgeving voor iedereen.
Kijk voor meer informatie over deze én andere tools in de Toolbox Gedrag & Cultuur (https://vcotoolbox.knowledge-values.com/mwp/angular/#/KBA/VCO_toolbox). Uiteraard is alle feedback welkom.